חדרי ישיבות להשכרה הפכו למצרך מבוקש למדי בשנים האחרונות במציאות עסקית דינמית עם צרכים אשר משתנים כל העת, פרילאנסרים רבים וגם רצון לשבור שיגרה, לגוון מעת לעת את סביבת העבודה ולצאת מכותלי המשרד המוכרים.
אם גם אתם נדרשים או מעוניינים למצוא חדר ישיבות מתאים עבורכם להשכרה, ישנם מספר פרמטרים חשובים אותם עליכם לבחון היטב מראש ולקחת בחשבון. בסיקור המיוחד הבא, ננסה לסייע ולעשות מעט סדר בנושא עם סקירת שישה מרכיבים מרכזיים שכדאי לבדוק ולוודא כדי למצוא את הלוקיישן המתאים ביותר עבור הצרכים שלכם. מוכנים? הנה מתחילים:
1. ראשית כל, מיקום – הדבר הבסיסי והראשון למעשה שיש לשקול בבחירת חדר ישיבות להשכרה הוא כמובן המיקום. חשוב לבחור בלוקיישן נגיש, נוח וקרוב יחסית עבור מרבית המשתתפים המיועדים לקחת חלק בישיבה או הפגישה המתכוננת ולשם כך כדאי לבדוק מראש מהיכן כל משתתף אמור להגיע למפגש (מהבית / מהמשרד וכו') וכן היתכנות למספר מקומות חנייה זמינים אם בחינם ואם בתשלום.
2. גודל החלל – אחרי שקיבלתם כיוון לגבי מיקום הישיבה הרצוי פחות או יותר, כדאי לבחון את גודל החלל המוצע באותו לוקיישן ואם ישנם מספר חללים זמינים להשכרה בגדלים שונים. כך תוכלו, בהתאם למספר המשתתפים המוזמנים למפגש, לוודא שהחלל המיועד אכן מספיק גדול ומתאים כדי להכיל בצורה נוחה ונעימה את כולם. אם מדובר במספר משתתפים מצומצם תוכל להסתפק גם בחלל קטן ואינטימי יותר ולא סתם לשכור חדר שגדול על מידותיו של המפגש המתוכנן.
3. שירותים נלווים – לאחר שנמצא החלל המתאים לאופי המפגש, חשוב לבחון את הפונקציונליות של השירותים הנלווים במקום בהתאם לצרכים ולסוג המפגש שאתם עתידים לקיים החל מהציוד הבסיסי כמו כסאות נוחים ושולחנות מתאימים ועד גישה לאינטרנט, מקרן, לוח לבן, מיקרופון, מערכת סאונד מתאימה וכו'. כך לדוגמה, אם אתם עורכים פגישה עסקית, ייתכן שתזדקקו לחלל עם מקרן ולוח להצגת נתונים, גרפים ועוד מיצגים רלוונטיים. בנוסף כדאי לבחון אם ישנה אפשרות לעשות שימוש במקום בשירותים נוספים דוגמת מטבחון, אזור טרקלין וכמובן שירותים זמינים ומתוחזקים.
4. לא לשכוח, פרטיות – פרט חשוב שלא כולם זוכרים לוודא היטב מראש, היא רמת הפרטיות שאפשר לקבל במקום. אם אתם מתכננים לערוך מפגש חשוב עם אלמנטים דיסקרטיים ברמת התוכן התוכן ו/או המשתתפים, ייתכן שתזדקקו לחדר ישיבות עם קירות אטומים לרעש או לחלל מרוחק מחללים אחרים או אזורים משותפים.
5. אווירה כללית במקום – במקרים רבים כדאי גם לבחון את האווירה הכללית הקיימת במתחם המארח טרם ההחלטה, כך למשל אם אתם עורכים מפגש רשמי, אולי תעדיפו חלל מרוהט ומואר היטב, בעוד שמפגש הדרכה עשוי לדרוש אווירה נינוחה יותר. עם אווירה מתאימה לאופי המפגש תוכלו לנסות ליצור מפגש שיתנהל בצורה חלקה יותר ושכולם יצאו מרוצים ובהרגשה פרודוקטיבית. אם אתם מחפשים חלל להשכרה באווירת VIP מיוחדת, אנחנו יכולים להמליץ לכם לבחון את האפשרות של חדר ישיבות להשכרה באצטדיון סמי עופר בחיפה, לחצו כאן >>
6. וכן, גם התקציב על הפרק – יש רבים כאלו שסעיף התקציב הוא הראשון עבורם, אבל אנחנו מאמינים שעל מנת שכל ישיבה, מפגש או פגישה יניבו את התוצאות והתחושות הטובות ביותר עבור כל המשתתפים חשוב להקצות תקציב מתאים וראוי, גם אם מדובר בעלויות יקרות יותר ממה שחשבתם בתחילה. בעניין זה מלבד עלות השכרת החלל בפועל, בדקו מבעוד מועד אם ישנן תוספות / עמלות תשלום נוספות שתצטרכו להכיר אם בשל שימוש בציוד מסוים, מזון ומשקאות, חנייה כאמור וכו'. בדקו היטב שאתה מודעים לכל העלויות הנלוות הכרוכות, אם ישנן כאלו, טרם הסיכום הסופי על השכרת החלל כדי שתוכל להישאר במסגרת התקציב העומד לרשותכם (תמיד אפשר לנסות לנהל מו"מ ענייני עם חיוך ולקבל הנחה כזו או אחרת 🙂
לסיכום הדברים...
כאשר אתם נדרשים למצוא חדר ישיבות להשכרה, יש מספר גורמים חשובים שכדאי לבחון היטב החל מהלוקיישן המיועד והנגישות שלו לכלל המשתתפים (לא לשכוח חנייה!), את גודל החלל, השירותים הנלווים מהם ניתן להנות במקום, הפרטיות והאווירה הכללית במתחם וכמובן התקציב העומד לרשותכם. באופן כללי, כדאי לנסות ולבחון מספר אופציות וספקים, להשוות מחירים, לנהל מו"מ במקרה הצורך ולא לחסוך בפרט על מנת להפיק את המפגש או הישיבה הטובים ביותר שניתן.
